Microsoft Power Automate: Prozesse per Spracheingabe automatisieren

Vom Klick-Roboter zum verstehenden Kollegen

Bisher glich die Prozessautomatisierung (RPA) oft der Dressur eines zwar schnellen, aber wenig intelligenten Roboters. Man zeigte ihm exakt, wo er klicken und was er tippen soll. Ändert sich ein Button oder ein Feldname in der Software, scheitert der gesamte Prozess. Für viele Schweizer KMU war diese Art der Automatisierung zu fragil und der Unterhalt zu aufwändig. Eine kürzlich vorgestellte Weiterentwicklung von Microsoft Power Automate ändert diese Dynamik grundlegend.

Microsoft hat generative KI tief in seine Automatisierungsplattform integriert. Statt starrer Skripte können Fach- und Führungskräfte nun Prozesse in natürlicher Sprache beschreiben oder dem System einfach vormachen. Die KI beobachtet, versteht die Absicht und erstellt einen robusten, anpassungsfähigen Automations-Workflow. Dies verschiebt den Fokus von der Programmierung zur reinen Prozessbeschreibung.

In der Praxis: Automatisierung durch Vormachen und Beschreiben

Die neuen Funktionen manifestieren sich in zwei wesentlichen Neuerungen, die für Schweizer Unternehmen von hoher praktischer Relevanz sind:

1. "Record with Copilot": Das "Show and Tell"-Prinzip: Stellen Sie sich vor, ein Controller muss monatlich Daten aus dem SAP-System exportieren, in Excel neu formatieren, die Zahlen mit einem Vorjahres-Sheet abgleichen und eine Zusammenfassung per E-Mail an die Geschäftsleitung senden. Bisher war dies ein manueller, fehleranfälliger Prozess oder ein komplexes RPA-Projekt. Mit der neuen Funktion teilt der Controller seinen Bildschirm, führt den Prozess einmal manuell durch und beschreibt dabei seine Schritte mündlich. Der Copilot in Power Automate beobachtet nicht nur die Klicks, sondern hört auch zu. Er versteht den Kontext – zum Beispiel, dass die Spalte "Umsatz Q3" immer mit der entsprechenden Zelle im Vorjahresbericht verglichen werden muss – und erstellt daraus einen automatisierten Desktop-Flow. Die KI erkennt die UI-Elemente (z.B. den "Export"-Button in SAP) kontextuell, was die Automatisierung widerstandsfähiger gegenüber kleinen Software-Updates macht.

1. Generative Aktionen: Vom Wunsch zum Workflow: Noch einen Schritt weiter geht die Fähigkeit, komplexe, bedingte Logik rein durch Beschreibung zu erstellen. Ein Finance-Manager kann nun einen Workflow mit einer Anweisung wie dieser initiieren: *"Wenn eine neue Lieferantenrechnung als PDF in unserem SharePoint-Ordner 'Eingangsrechnungen' ankommt, extrahiere den Kreditor, den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum. Prüfe, ob der Betrag über 5'000 CHF liegt. Wenn ja, starte einen Genehmigungsprozess in Microsoft Teams mit dem zuständigen Abteilungsleiter. Wenn nein, archiviere die Rechnung und erstelle einen Buchungsvorschlag in unserem ERP-System."* Die KI analysiert diese Anweisung und erstellt selbstständig den entsprechenden Cloud-Flow, inklusive der nötigen Verzweigungen, Bedingungen und Integrationen mit den genannten Systemen (SharePoint, Teams, ERP-Konnektor).

Was bedeutet das für Schweizer Fach- und Führungskräfte?

Diese Entwicklung ist mehr als nur ein technisches Update; sie hat strategische Implikationen für verschiedene Abteilungen:

• Für Controller und CFOs: Komplexe Finanzprozesse, die bisher zu dynamisch für eine starre Automatisierung waren, rücken nun in Reichweite. Monatsabschlüsse, Spesenabrechnungen oder das Onboarding von Kreditoren können schneller und mit weniger manuellem Aufwand umgesetzt werden. Die Möglichkeit, Microsofts Cloud-Dienste über Schweizer Rechenzentren (Azure Switzerland North/West) zu nutzen, adressiert zudem zentrale Bedenken bezüglich Datenschutz (DSG) und regulatorischer Vorgaben, beispielsweise der FINMA.

• Für Software-Entwickler und IT-Teams: Die Erstellung von Automatisierungen wird massiv beschleunigt. Entwickler können sich auf die Integration komplexer Systeme und die Governance konzentrieren, während die Fachabteilungen einfache bis mittlere Prozesse selbst automatisieren ("Citizen Developer"). Dies entlastet die IT und beschleunigt die Digitalisierung im gesamten Unternehmen.

• Für die Geschäftsführung in KMU: Die Hürde für den Einstieg in die Prozessautomatisierung sinkt drastisch. Statt grosser, teurer RPA-Projekte können nun gezielt einzelne, zeitaufwändige Aufgaben mit den bereits vorhandenen Werkzeugen der Microsoft 365-Lizenz optimiert werden. Der Return on Investment wird schneller sichtbar und das Unternehmen gewinnt an Agilität.

Der Schritt von der reinen Nachahmung zur intelligenten Orchestrierung ist entscheidend. Microsoft Power Automate zeigt, wie generative KI die Automatisierung demokratisiert und sie zu einem direkt anwendbaren Werkzeug für jene macht, die die Prozesse am besten kennen: die Fachexperten selbst.